„Gar nicht lange warten, sondern loslegen“ – Mit KI Events beflügeln

„Gar nicht lange warten, sondern loslegen“ – Das ist Dr. Uve Samuels Empfehlung an die Event-Branche. Womit soll die Industrie loslegen? Mit der Integration von KI. Künstliche Intelligenz (KI) verändert gerade Schritt für Schritt die Art und Weise, wie Veranstaltungen geplant, durchgeführt und erlebt werden. Was vor wenigen Jahren noch als Zukunftsmusik galt, ist heute Realität: automatisierte Workflows, personalisierte Events, KI-gestützte Content-Produktion und virtuelle Eventwelten im Metaverse. Sich jetzt mit KI und ihren Möglichkeiten zu beschäftigen, bringt kurz- und langfristig einen Wettbewerbsvorteil. „Das ist ein Effizienz-, aber auch ein Qualitätsvorteil“, so Dr. Uve Samuels, Gründer und CEO des Exponential Innovation Institute und Experte, der die KI-Transformation nicht nur beobachtet, sondern aktiv begleitet.

Emotionalisierung: besondere Chancen für KI-Integration

Veranstaltungen sind seit jeher Orte der Begegnung. Menschen kommen zusammen, um Wissen zu teilen, Kontakte zu knüpfen und Inspiration zu gewinnen. Charakteristisch für Events ist der hohe Grad an Emotionen, die mit ihnen verbunden sind – die Momente des Staunens, die Gänsehaut im Publikum, das Gefühl, Teil von etwas Besonderem zu sein.

Genau hier setzt KI an: Sie verstärkt diese Magie, indem sie Menschen noch gezielter miteinander verbindet, Netzwerke intelligenter verknüpft und den Austausch auf eine neue Ebene hebt. KI ist weit mehr als ein technisches Werkzeug. Sie wirkt wie ein Katalysator für Begegnungen, Inspiration und gemeinsames Erleben. Die Event-Branche profitiert davon besonders stark, weil ihre DNA auf Begegnung und Emotionalisierung beruht. Gerade weil Events Menschen bewegen und Erinnerungen schaffen, eignet sich KI hier besonders gut, um mit intelligenten Tools eine neue Qualität der Erlebnisse zu ermöglichen.

„Ich sehe hier das Potenzial, besonders schnell einsteigen zu können, weil man mit so vielen Menschen zu tun hat und es um so viel Emotionalisierung geht. Da hat KI gerade besondere Fähigkeiten“, so Dr. Uve Samuels. Der renommierte Berater für KI, digitale Transformation und exponentielle Innovation aus Hamburg hat bereits über 100 Transformationsprojekte geleitet, zahlreiche Start-ups betreut und Großunternehmen wie Beiersdorf, Microsoft, KPMG oder Vattenfall beraten. Auf der Prolight + Sound 2025 eröffnete Samuels mit seiner Keynote „AI: The Stage is Yours“ die Fachmesse. Seine Erfahrung zeigt, dass KI gerade für die Event-Branche vielfältige Möglichkeiten bietet – von der Planung über das Marketing bis hin zum eigentlichen Erlebnis.

Individualisierung und Automatisierung

Die derzeit größte Chance sieht Samuels bei der Individualisierung und Automatisierung. Während Veranstaltungen bisher oft nach dem „One-size-fits-all“-Prinzip geplant wurden, eröffnet KI die Möglichkeit, Events unkompliziert für Besucher zu individualisieren und so ihren eigenen Mehrwert zu steigern. Zum Beispiel bei einer großen Veranstaltung: Statt einem unübersichtlichen, umfangreichen (digitalen) Programmheft, in dem die Hälfte für den Besucher irrelevant ist, „erhält jeder seinen ganz individuellen Plan für seine Umsetzung mit seinen Interessen. Und das alles automatisiert“, beschreibt Samuels ein mögliches Szenario.

Das bedeutet konkret:

• Reach-out & Einladungsmanagement: Statt Massenmails erhalten Gäste personalisierte Einladungen, abgestimmt auf ihre Interessen.
• Agenda-Planung: Teilnehmende bekommen maßgeschneiderte Tagespläne, die auf ihre Vorlieben zugeschnitten sind.
• Content-Empfehlungen: KI schlägt passende Sessions, Networking-Partner oder Side-Events vor.

Automatisierung spielt hier eine Schlüsselrolle. Während klassische Eventteams viel Zeit für Koordination, Reminder und Abrechnungen aufwenden, übernimmt KI diese Aufgaben effizient und fehlerfrei.

Matchmaking: Mehrwert durch geteilte Interessen

Ein besonderes Potenzial sieht Uve Samuels auch im Matchmaking. Denn KI kann weit mehr, als nur Veranstaltungen zu organisieren. Sie kann Menschen zusammenführen, die ähnliche Interessen teilen. So entstehen Begegnungen, die sonst vielleicht nie zustande gekommen wären. „Zum Beispiel bei der Prolight + Sound im vergangenen April. Am Wochenende fand im Anschluss noch ein Spiel von Eintracht Frankfurt statt. Wie schön wäre es gewesen, wenn sich alle Besucher der Prolight + Sound hätten vernetzen können, um auch noch das Fußballspiel am Wochenende gemeinsam zu erleben“, führt Samuels ein Beispiel an. So könne man schauen, welche Interessen der Teilnehmer eines Events vereinen, um den Leuten Mehrwerte zu generieren und noch mehr Emotionalität.

Genau darin liegt die Kraft von KI: Sie schafft Verbindungen, die über den Moment hinauswirken. Ob Networking auf Basis gemeinsamer Hobbys, Community-Building jenseits des Events oder die Verknüpfung von Business und Freizeit, solche Erlebnisse machen Veranstaltungen persönlicher, intensiver und vor allem unvergesslich.

KI-Agenten: die neuen Kollegen im Eventteam

Umgesetzt werden können diese neuen Ideen mit einem weiteren Meilenstein auf dem Weg zur KI-Transformation: den KI-Agenten. Sie sind noch jung, „ein super Werkzeug, das gerade erst dabei ist, das Licht der Welt zu erblicken und doch steckt in ihnen schon jetzt ein unfassbares Potenzial“, so Samuels. Diese digitalen Helfer können Aufgaben eigenständig übernehmen und wirken damit wie neue Kolleginnen und Kollegen im Team.

Doch wie bei jedem neuen Mitarbeiter gilt: Am Anfang wissen sie noch nichts. Die Mitarbeiter im Unternehmen müssen sie anleiten, ihnen Wissen geben und ihre Aufgaben klar beschreiben. Je besser das getan wird, desto stärker können sie ein Team unterstützen. „Sie sind wie neue Kollegen: wenn wir ihnen helfen, sich einzuarbeiten, können sie unser Team enorm bereichern“, erklärt Uve Samuels.

Die Einsatzmöglichkeiten sind dabei vielseitig. Mit Tools wie n8n lassen sich bereits heute Einladungen verschicken, Ticketing-Prozesse steuern, automatisierte Reminder einrichten, Abrechnungen abwickeln oder sogar ganze Routenplanungen für Gäste erstellen. All das geschieht zuverlässig im Hintergrund und verschafft dem Eventteam mehr Zeit für das, was wirklich zählt: Kreativität, Inspiration und die persönliche Betreuung der Gäste.

Exponentialität: virtuelle und hybride Formate

KI-Agenten, Matchmaking, Individualisierung und Automatisierung sind nur die Spitze des Eisbergs der KI-Transformation. Im Moment lebt die Entwicklung von Exponentialität: eine beschleunigte Entwicklung durch technologische Sprünge, die ganze Branchen in kurzer Zeit verändern kann. Für die Event-Welt bedeutet das: Virtuelle und hybride Formate nehmen nicht nur zu, sie gewinnen rasant an Bedeutung und prägen schon heute das Erleben einer ganzen Generation.

Ein Blick auf die Gaming-Welt zeigt, wohin die Reise geht. Plattformen wie Fortnite haben Konzerte von Weltstars wie Travis Scott oder Ariana Grande komplett digital inszeniert: vor Millionen von Fans, die sich gleichzeitig in der virtuellen Welt trafen. Ähnlich monumental sind die League of Legends Worlds, bei denen E-Sport-Turniere nicht nur online Millionen fesseln, sondern auch in ausverkauften Stadien live übertragen werden. Digitale Events schaffen also globale Gemeinschaften, die über Monate hinweg virtuell verbunden sind, um sich dann in physischen Höhepunkten wiederzufinden. Samuels bringt es auf den Punkt: „Das ist ein Trend bei der Jugend, den man unbedingt mitnehmen sollte.“

Auch der Kern von Events selbst verändert sich: KI rückt immer näher ins Rampenlicht. Schon jetzt entstehen ganze Konzerte, die ausschließlich durch KI generierte Musik, Bilder und Videos tragen. Samuels ist überzeugt: „KI fließt immer mehr in den Eventkern ein: etwa bei Sound- und Bildgenerierung. Ganze Konzerte können KI-generiert sein.“ Das bedeutet nicht, dass menschliche Künstlerinnen und Künstler verdrängt werden. Vielmehr entsteht ein neues Feld, in dem Kreativität und Technologie verschmelzen und völlig neuartige Erlebniswelten erschaffen, die mit klassischen Mitteln nie möglich gewesen wären.

Doch bei aller Begeisterung bleibt ein Punkt zentral: das Zusammenspiel zwischen Menschen und Maschine. Und so ist für Samuels auch die Organisation der Zukunft sehr klar: „Mit Sicherheit hybrid. Komplett KI wird es nicht sein, es wird immer auch Menschen geben. Das Zusammenspiel als hybrides Team ist besonders erfolgsversprechend.“

In der Praxis heißt das:

• KI übernimmt monotone, datenbasierte und wiederkehrende Aufgaben.
• Menschen gestalten Strategie, Kreativität und die emotionale Interaktion, die kein Algorithmus ersetzen kann.
• Gemeinsam entsteht ein hybrides Team, das effizienter arbeitet, schneller reagiert und innovativere Erlebnisse schafft.

So zeichnet sich ein Zukunftsbild ab, in dem Events digitaler, interaktiver und kreativer werden, ohne ihren menschlichen Kern zu verlieren. KI erweitert die Möglichkeiten, aber die Magie entsteht weiterhin in der Begegnung zwischen Menschen, ob virtuell oder live vor Ort.

„Nicht lange warten, sondern einfach loslegen“

Für Uve Samuels gibt es keinen besseren Zeitpunkt als jetzt. Abwarten und Pläne schmieden sei zwar bequem, führe aber in einer so dynamischen Entwicklung wie der KI unweigerlich dazu, ins Hintertreffen zu geraten. Sein Appell ist klar und eindringlich: „Jetz gar nicht lange warten, sondern loslegen. Nicht nur Sprachmodelle, sondern auch Visualisierungs- und Kampagnentools wie Neuroflash ausprobieren.“

Der Weg dorthin beginnt klein und pragmatisch. Samuels empfiehlt, jede Woche feste Zeitfenster – zum Beispiel fünf Stunden – für die Beschäftigung mit KI zu reservieren. In diesen Slots geht es nicht darum, sofort Großprojekte zu stemmen, sondern Schritt für Schritt Erfahrungen zu sammeln. Kleine Pilotprojekte, erste Tests mit Automatisierungen oder neue Tools im Marketing auszuprobieren, sind der Schlüssel. So wächst die Kompetenz im Team nach und nach, und KI wird nicht als Fremdkörper, sondern als natürlicher Bestandteil des Arbeitsalltags wahrgenommen.

Gleichzeitig zeigt sich darin ein klarer Wettbewerbsvorteil für all jene, die früh beginnen. „Das ist ein Effizienz- und Qualitätsvorteil, weil ich viel intelligenter mit meinem Wissen umgehen kann,“ betont Samuels. KI sorgt nicht nur für schnellere Abläufe und weniger manuelle Arbeit. Sie macht auch passgenauere Angebote möglich, steigert die Qualität von Kommunikation und Erlebnis und verschafft Teams die Freiheit, sich auf kreative und strategische Aufgaben zu konzentrieren.

Wer jetzt startet, setzt Standards, an denen sich andere erst orientieren müssen. Frühzeitige Anwenderinnen und Anwender gewinnen nicht nur Zeit, sondern auch Vertrauen in die Technologie und dieses Vertrauen ist entscheidend, wenn es darum geht, Events neu zu denken. So wird frühes Handeln zu mehr als einem Vorteil: Es ist der Schlüssel, die Zukunft der Event-Branche aktiv zu gestalten, anstatt von ihr überrascht zu werden.

Sicherheit und Datenschutz: DSGVO im Fokus

Wichtig bei aller Euphorie für die neuen Möglichkeiten ist die Sicherheit. Nicht nur im Hinblick auf DSGVO oder Urheberrechte, sondern auch auf das eigene Wissen. Samuels warnt: „Meine Daten sind mein größter Schatz. Sie dürfen nicht einfach in die KI wandern.“ Unternehmen sollten bei der Nutzung von KI also immer darauf achten, was diese mit ihrem Wissen und ihren Daten macht.

Das bedeutet konkret:

• KI-Modelle sollten DSGVO-konform sein.
• Daten dürfen nicht automatisch ins Training globaler Modelle einfließen.
• Lokale Speicherung und Verarbeitung sind zentrale Anforderungen.

Gerade in der Event-Branche, wo Teilnehmerdaten besonders sensibel sind, ist ein verantwortungsvoller Umgang Pflicht. Veranstalterinnen und Veranstalter, die auf sichere Lösungen setzen, schaffen Vertrauen und sichern sich langfristig Wettbewerbsvorteile.

Jetzt handeln, um die Zukunft zu gestalten

Die KI-Transformation in der Event-Branche ist keine Vision mehr. Sie findet bereits statt. Von personalisierten Event-Programmen über KI-Agenten im Organisationsteam bis hin zu hybriden Metaverse-Events: Die Möglichkeiten sind enorm.

Wer früh handelt, sichert sich Effizienz- und Qualitätsvorteile. Wer abwartet, läuft Gefahr, den Anschluss zu verlieren. Der Rat von Dr. Uve Samuels ist daher klar: Starten, ausprobieren, lernen – und Schritt für Schritt die Zukunft mitgestalten.