CrewBrain: Veranstaltungsbezogene Personalplanung

CrewBrain bietet ein Tool für die veranstaltungsbezogene Personalplanung. Ob für die Mitglieder einer Band oder die Mitarbeiter einer Firma, CrewBrain bietet eine schnelle Übersicht über anstehende Veranstaltungen, Proben und andere Jobs. Außerdem schafft die Software Schnittstellen für den Datenaustausch mit Drittanbietern oder eigenentwickelter Software.

Im Interview erzählt Sven Schlotthauer, welche Erwartungen er an die Branche hat und wie sein Tool Unternehmen bei der Veranstaltungsplanung unterstützt.

Sven Schlotthauer, Geschäftsführer CrewBrain GmbH

1. Im vergangenen Jahr hat es nach zwei Jahren Zwangspause wieder vermehrt Veranstaltungen gegeben. Wie hat Ihr Unternehmen die vergangenen Monate wahrgenommen?

Für uns war und ist die Tatsache, dass wieder vermehrt Veranstaltungen stattfinden können, eine Art Erlösung. Zwar hatten wir auch während der Zwangspause gut zu tun, da viele unserer Kunden die Chance erkannt und die Zeit genutzt haben, in die Digitalisierung zu investieren. Trotzdem ist für uns natürlich auch die langfristige Entwicklung relevant, denn wenn unsere Kunden keine Veranstaltungen durchführen können, besteht auch kein Bedarf an einer Planungssoftware wie CrewBrain. Mit dem Wegfall der Corona-Maßnahmen haben unsere Kunden und damit auch wir wieder weitestgehend Planungssicherheit im Hinblick auf die nächsten Jahre und können uns voll darauf konzentrieren, unsere Angebote und Dienstleistungen strategisch zu entwickeln.

2. Welche Erwartungen haben Sie für die Branche in den kommenden Jahren?

Bei Veranstaltungen besteht derzeit ein großer Nachholbedarf. Dieser wird sicherlich noch einige Zeit anhalten, gleichzeitig bestimmen natürlich Themen wie die Inflation mit über den weiteren Verlauf der Erholung innerhalb der Veranstaltungs- und Event-Branche. Insgesamt wird sich die Branche weiter professionalisieren und damit verbunden auch weiter digitalisieren, um ihre Dienstleistungen möglichst kostengünstig aber gleichzeitig kostendeckend anbieten zu können. Kleinere Veranstaltungen werden mangels Rentabilität weiter zurückgehen und die Branche dürfte sich noch stärker auf kommerzielle Festivals und Events sowie insbesondere Firmenveranstaltungen konzentrieren.

Insbesondere im Hinblick auf das Personal werden dabei die Herausforderungen hinsichtlich der Arbeitszeiten, dem Arbeitsschutz und der gesamten Organisation für einige Firmen eine Herausforderung sein, die sie langfristig nur mit Hilfe geeigneter Softwarelösungen bewerkstelligen können. Einige gesetzliche Änderungen wie die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sind absehbar oder bereits beschlossene Sache, am Ende werden all diese Punkte zu steigenden Personalkosten führen, die weiter auf die Rentabilität der Veranstaltungen drücken werden.

Trotz all der Herausforderungen hat die Branche insbesondere in der Corona-Zeit gezeigt, wie anpassungs- und wandlungsfähig die einzelnen Akteure sind, sodass ich hier positiv und gespannt in die Zukunft blicke und mich auf die weitere Entwicklung freue.

3. Welche Bedeutung hat die Prolight + Sound als Messe der Veranstaltungstechnik für Sie?

Die Prolight + Sound ist derzeit für uns die wichtigste Messe, auf der wir unser Produkt einem breiten internationalen Publikum präsentieren können. Insbesondere durch die zentrale Lage innerhalb Deutschlands ist Frankfurt für uns der ideale Messestandort, an dem wir mit überschaubarem Aufwand einen großen Teil unserer Kunden treffen und Neukunden gewinnen können.

4. Wie unterstützt Ihre Plattform Unternehmen bei der Personalplanung von Veranstaltungen?

Wir verfolgen mit CrewBrain einen ganzheitlichen Ansatz rund um das Thema Personalplanung. Entsprechend beginnt die Unterstützung bei der Erfassung der Personalstammdaten inklusive Zertifikaten, Skills, Notfall-Kontakten und vieler weiterer relevanter Informationen. Diese Stammdaten von Mitarbeitern, Freelancern und auch Dienstleistern ermöglichen später bei der eigentlichen Planung von Veranstaltungen eine schnelle Auswahl des passenden Personals und unser integrierter Anfrage- und Buchungsprozess sorgt für volle Transparenz über die Verfügbarkeit von Mitarbeitern und Freelancern.

Digitale Werkverträge sowie relevante Unterlagen für die Arbeitnehmerüberlassung lassen sich mit wenigen Knopfdrücken direkt aus dem System generieren. Aber auch Meldelisten für die Akredditierung und allgemeine Call-Sheets für die Crew sind einfach und schnell erstellt.

CrewBrain geht inzwischen aber auch weit über die eigentliche Personalplanung der Veranstaltungen hinaus. Mit der Möglichkeit, Arbeitszeiten und Reisekosten zu erfassen, Dienstanweisungen zu hinterlegen, offene Stellen auszuschreiben und Bewerber zu managen und vielem mehr bieten wir ein Rundum-Sorglos-Paket für viele Aspekte der Personalplanung und -verwaltung.

5. Wie einfach ist die Handhabung von CrewBrain und welche Erfahrung benötigt man, um die Plattform effizient zu nutzen?

Das System ist so entworfen, dass die einzelnen Dialoge möglichst selbst erklärend sind. Gleichzeitig bietet CrewBrain ein hohes Maß an konfiguratorischen Möglichkeiten, beispielsweise im Bereich der Zeiterfassung, wenn es um Zuschläge und andere Gehaltsbestandteile geht. Für Administratoren und Disponenten ist es daher oftmals hilfreich, im Rahmen einer Schulung die wichtigsten Funktionen von CrewBrain kennen zu lernen. Vorerfahrung ist hierbei jedoch nicht notwendig.

Gerade der Start mit CrewBrain benötigt aber auf jeden Fall Zeit. Durch die vielen Konfigurationsmöglichkeiten lässt sich das System hervorragend an die eigenen Bedürfnisse anpassen, allerdings muss man hierfür zunächst einmal verschiedene Kombinationen testen. Ein Start „von heute auf morgen“ ist daher meist der falsche Ansatz. Wer langfristig mit dem System arbeiten und auch die tieferen Funktionen des Systems nutzen möchte muss sich auf jeden Fall umfassend in das System einarbeiten, wobei wir hier natürlich auch gerne durch Schulungen und Online-Konferenzen unterstützen.

6. Wie kann CrewBrain zur Effizienzsteigerung in der Veranstaltungsbranche beitragen?

In erster Linie geht es darum, im Rahmen der Personalplanung Zeit zu sparen. Da die Mitarbeiter und Freelancer alle relevanten Informationen direkt in CrewBrain vorfinden, entfallen lästige und zeitraubende Rückfragen. Durch Auswertungen beispielsweise der Arbeitszeiten lässt sich zudem erkennen, an welchen Stellen Zeit in unwichtigere Dinge investiert wird - und entsprechend gegensteuern.

Da CrewBrain viele Vorgänge automatisch protokolliert entsteht zudem eine massive Arbeitserleichterung bei der Datenpflege. Mussten bislang Meldelisten, Call-Sheets oder Dokumente für die Arbeitnehmerüberlassung einzeln händisch erstellt werden, können diese künftig mit wenigen Mausklicks direkt aus CrewBrain heraus erstellt werden.

7. Im Hinblick auf die Prolight + Sound 2023: Können Sie den Besuchern einen kleinen Vorgeschmack geben, was sie erwarten wird?

Im Rahmen der Prolight + Sound 2023 werden wir neue Features im Bereich der Arbeitssicherheit präsentieren. So wird es künftig in CrewBrain möglich sein, Gefährdungsbeurteilungen für die bei den Veranstaltungen eingesetzten Mitarbeiter zu erzeugen und zu verwalten - ebenfalls ein Thema, welches bei der steigenden Professionalisierung der Branche extrem wichtig ist.