Standpartys: Der perfekte Ausklang eines erfolgreichen Messetags

Eines der Highlights der Prolight + Sound sind mit Sicherheit die großen und kleinen Standpartys – denkt man nur an die Party von Robe Lighting, Laserworld, Kvant und Adam Hall (nur um eine kleine Auswahl der vielen tollen Partys zu nennen). Sie bieten eine großartige Möglichkeit für Networking und ein ungezwungenes Gettogether auf der Prolight + Sound. Wir zeigen euch, was Standpartys können und wie Aussteller ihrer Standpartys organisieren können.

Ein einzigartiges Erlebnis auf jeder Messe

Eine Stand- oder Messeparty ist ein einzigartiges Ereignis, das sich in mehreren wesentlichen Aspekten von anderen Arten von Partys unterscheidet. Diese Art von Veranstaltung findet üblicherweise im Rahmen von Messen oder Ausstellungen statt und dient als Plattform für Networking, Markenpräsentation und Kundenbindung. Im Gegensatz zu privaten Feiern oder öffentlichen Festen hebt sich eine Standparty durch ihren professionellen Kontext hervor, denn die Teilnehmer sind in der Regel Branchenleute oder interessierte Kunden. Dies schafft eine unvergleichliche Atmosphäre, in der Geschäftsbeziehungen geknüpft und gepflegt werden können, während gleichzeitig eine entspannte und angenehme Umgebung geboten wird. Auch das spezielle Setting auf einer Messe Ende des Tagesgeschäfts sorgt für eine außergewöhnliche Stimmung, die sich auf anderen Partys kaum replizieren lässt.

Wie organisiert man eine erfolgreiche Standparty?

Die Organisation einer erfolgreichen Standparty erfordert sorgfältige Planung und Aufmerksamkeit für Details. Zunächst sollte die Party offiziell angemeldet werden, um alle notwendigen Genehmigungen zu erhalten. Sollte die Party (etwa aufgrund von Platzproblemen) nicht direkt am Messestand stattfinden, sollte eine eventuelle externe Location unbedingt rechtzeitig gebucht werden. Dasselbe gilt für die musikalische Untermalung und die Verköstigung der Gäste. Je nach Budget und Vision für die Veranstaltung bestehen zahlreiche Möglichkeiten: Buffet, Flying Buffet, Street Food oder sogar Live Cooking Veranstaltung. Soll der Messestand für die Party in einem anderen Look als dem des Tagesbetriebs erstrahlen, sollten der Standumbau, zusätzliches Mobiliar und womöglich Dekoration frühzeitig geplant und vorbereitet werden, sodass am Tag der Veranstaltung ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist. Außerdem müssen die Anfahrt, Parkmöglichkeiten und die Garderobe in die Planung einbezogen werden. Um sicherzustellen, dass der Abend nach der Begrüßung nicht an Schwung verliert oder um kleinere Programmpausen zu überbrücken, kann eine professionelle Moderation in Erwägung gezogen werden.

Was es auf der Prolight + Sound für Veranstalter zu beachten gibt:

• Im Shop für Ausstellerservices können Sie Ihre Standparty anmelden.
• Standpartys können erst nach Messeschluss, also frühestens 18:00 Uhr beginnen. Die Endzeit richtet sich nach der jeweiligen Messe.
• Die Anzahl Ihrer Gäste ist nur vom Platzangebot beschränkt. In den Gängen oder Nachbarständen dürfen sich keine Gäste aufhalten. Zur Absicherung ist mindestens 22 Tage vor dem Event je ein Security-Mitarbeiter je 100 Gäste zu bestellen. Danach wird ein Expressaufschlag von 25% für den Service fällig.
• Bestellen Sie eine Standreinigung, falls gewünscht.
• Nehmen Sie den Service unseres hauseigenen Dienstleisters Accente in Anspruch oder buchen Sie einen externen Caterer. Im letzteren Fall beantragen sie einen Einfahrtschein für das Messegelände.
• Damit zur Standparty geladene Gäste, die nicht Messebesucher waren, das Gelände betreten können, senden Sie Eintrittskarten über die Ticketservices für Aussteller.
• Die Garderoben sind bis 19:30 Uhr geöffnet, danach werden alle nicht abgeholten Kleidungsstücke in die Sammelgarderoben gebracht. Diese sind bis 21:00 Uhr geöffnet.
• Für die Wiedergabe urheberrechtlich geschützter Musik ist eine Anmeldung bei der GEMA erforderlich.
• Es besteht die Möglichkeit, eine Haftpflichtversicherung für Ihre Standparty abzuschließen

Wieso eine Standparty organisieren? Eine einzigartige Chance, Ihr Unternehmen zu präsentieren

Die Location ist ein zentraler Aspekt, der Standpartys zu einer einzigartigen Erfahrung macht. Denn die Feiern finden oft direkt am Messestand des veranstaltenden Ausstellers (oder in einem speziell dafür vorgesehen Bereich auf dem Messegelände) statt. So können Aussteller ihre Produkte und Dienstleistungen in einem informellen Rahmen vorstellen, aber auch das Unternehmen selbst gekonnt in Szene setzen und mit einem gelungenen Auftritt dafür sorgen, dass sie im Gedächtnis der Gäste bleiben. Ein gut organisiertes Event kann die Wahrnehmung der Marke positiv beeinflussen, sie als dynamisch, gastfreundlich und kundenorientiert etablieren und helfen, sich von der Konkurrenz abzuheben. Damit die gewünschte Wirkung erzielt werden kann, ist daher anzuraten, bei der Gestaltung des Bereichs darauf zu achten, ein nicht nur ein allgemein einladendes Ambiente zu schaffen, sondern auch den Charakter der Marke zu vermitteln.

Networking auf Standpartys

Standpartys bieten außerdem eine ideale Plattform für den Austausch von Fachleuten, Kunden und Interessierten, um in einer entspannten und dennoch professionellen Umgebung in Austausch zu treten. Anders als in konventionellen Geschäftstreffen ermöglichen Standpartys es den Teilnehmern, informelle als auch persönliche Gespräche zu führen. Insbesondere auf einer Messe, wo mit großer Wahrscheinlichkeit alle Anwesenden mindestens ein gemeinsames Thema haben, können so sehr gut neue Kontakte geknüpft oder bereits bestehende Beziehungen gestärkt werden. Die lockere Atmosphäre hilft dabei, Barrieren abzubauen und fördert offene Diskussionen und den Austausch von Gedanken.

Effektives Networking auf Standpartys erfordert eine Balance zwischen professionellem Auftreten und der Fähigkeit, auf einer persönlichen Ebene zu kommunizieren. Dies fördert nicht nur geschäftliche Beziehungen, sondern kann auch langfristige Partnerschaften und Vertrauen aufbauen. In einer Welt, in der Geschäftsbeziehungen oft den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen, ist das Networking auf Standpartys ein unverzichtbares Werkzeug für jedes Unternehmen.

Rundum bestens versorgt: Catering und Unterhaltung

Wie auf anderen Festen auch, darf es bei Standpartys nicht an Speis und Trank fehlen. Denn nach einem ereignisreichen Messetag freuen sich alle auf etwas Stärkung und gute Laune. Entsprechendes Catering und Unterhaltung spielen deswegen eine zentrale Rolle bei der Veranstaltung einer erfolgreichen Standparty. Eine sorgfältige Auswahl von Speisen und Getränken, die auf die Vorlieben der Gäste abgestimmt sind, schafft nicht nur eine einladende und angenehme Atmosphäre, sondern auch das Image des ausrichtenden Unternehmens unterstützen. Von Fingerfood und Canapés bis hin zu themenorientierten Buffets und exklusiven Gerichten – das Catering soll die Gäste beeindrucken und gleichzeitig für entspannte Gespräche sorgen. Um eine unvergessliche Erfahrung zu schaffen darf es außerdem am Unterhaltungsangebot nicht fehlen. Live-Musik, DJs, Performances oder interaktive Aktivitäten können die Energie das Event von einem Snackstand zu einem Erlebnis, an das man sich noch lange erinnert, aufwerten.

Ihre Standparty auf der Prolight + Sound 2024

Hier finden Sie eine Checkliste für die Planung einer Standparty der Messe Frankfurt.